Software de Facturación para Cibercafés
La facturación es la parte del negocio que no te puedes permitir fallar. iCafeCloud arranca el reloj cuando el cliente se sienta, aplica la tarifa que corresponde a esa máquina y a ese nivel de miembro, y deja de cobrar en cuanto termina la sesión.
De qué se encarga el motor de facturación
Sesiones prepago
El cliente paga primero y recibe exactamente ese tiempo. La sesión se cierra sola cuando se agota, así que nadie tiene que vigilar un reloj ni ir a avisar a la mesa.
Sesiones pospago
Juego sin límite, pagado en el mostrador. Ponle un tope de horas, o deja que el saldo máximo de pospago ponga el techo a la cuenta por ti.
Sesiones de miembro
Los habituales entran con su cuenta y juegan contra su saldo. Tiempo, dinero y bonos salen del mismo registro, se sienten en el PC que se sienten.
Sesiones de oferta
Paquetes tipo tres horas al precio de dos funcionan como su propio tipo de sesión, con precio, ventana de validez y prioridad frente a otras ofertas.
Sesiones de tiempo gratis
Invita a un cliente, monta un torneo o premia a un habitual. El tiempo gratis sigue siendo una sesión registrada, así que las horas aparecen en tus informes en lugar de desaparecer.
Precios fijos y dinámicos
Una tarifa para toda la semana, o una distinta para cada hora de cada día. Las tarifas se atan a grupos de PC y grupos de miembros, así que la fila VIP y un miembro plata pueden tener la suya.
Impuestos, redondeo y mínimos
Configura el impuesto de tu país, decide cómo se redondean las fracciones y pon un suelo a las sesiones muy cortas para que atender cinco minutos siga saliendo a cuenta.
Cierre automático
Un apagado o reinicio correcto cierra la sesión y escribe el cargo. Los cortes de luz también están contemplados, así que un apagón no acaba en discusión en el mostrador.
Cinco formas de abrir una sesión
La página de Equipos es el panel de mando. Haces clic derecho en cualquier máquina y eliges cómo va a pagar ese cliente en concreto, y esa decisión es la que sigue el motor de facturación durante el resto de la sesión.
Y no te quedas atado. Se puede añadir tiempo a mitad de sesión, mover una sesión pospago a otro PC y corregir un error del mostrador sin que nadie toque la base de datos.
- Prepago — paga por adelantado, la sesión termina a su hora
- Pospago — juega ahora, paga al salir
- Miembro — se cobra contra el saldo de la cuenta
- Oferta — un paquete de tiempo que el cliente ya compró
- Tiempo gratis — juego invitado que igualmente queda registrado
Precios que encajan con cómo cobras de verdad
Casi ningún local tiene un solo precio. Las mañanas entre semana están muertas y los sábados por la noche revientan, la fila VIP cuesta más que el rincón del fondo y un miembro plata paga menos que alguien que entra de paso. La rejilla de precios cubre las tres cosas a la vez.
Elige precio fijo si cobras una sola tarifa, o precio dinámico si la hora del día debe contar. Marca los grupos de PC y de miembros a los que aplica, pinta las horas sobre una rejilla semanal y asigna hasta seis bandas de precio. La vista de calendario te enseña qué pagará un cliente a las dos de la tarde de un martes antes de activar nada.
Cobrar, con cola o sin ella
La página de TPV es donde trabaja el mostrador. Recarga a un invitado, a un PC concreto o a un miembro con nombre, cobra en efectivo o con tarjeta, y deja que la calculadora integrada saque el cambio para que tu personal no haga cuentas mentales en plena avalancha.
Y si prefieres no tener cola, los clientes pueden recargar ellos mismos desde el cliente en el PC o desde el portal de miembros en el móvil, con la pasarela de pago que hayas configurado. El saldo entra en la cuenta y el juego sigue sin que nadie se levante.
Cada céntimo deja rastro
Los registros de facturación guardan fecha, miembro, equipo, evento, efectivo, tarjeta o QR, monedas, saldo, bono, tiempo, detalles y qué empleado lo hizo. Hasta tres años de historial, filtrable por rango de fechas, empleado, miembro, PC o tipo de evento.
Es la respuesta a "¿dónde fueron esos cien?", y la razón de que un cambio de turno lleve dos minutos y no veinte. Los cálculos de precio se registran como su propio evento, así que cuando un cliente discute un cargo puedes enseñarle qué tarifa se aplicó y por qué.
Cómo se factura una sesión
- 01
El cliente se sienta
El personal abre la sesión desde la página de Equipos o el TPV, o el propio cliente entra en el PC y la arranca.
- 02
Se resuelve la tarifa
iCafeCloud mira el grupo de PC, el grupo de miembro y la hora actual, y elige el precio que encaja con los tres.
- 03
El reloj corre
Tiempo restante, importe pagado y total acumulado se actualizan en vivo en el panel y en la pantalla del propio cliente.
- 04
La sesión se cierra
Se acaba el tiempo, el cliente paga o el PC se apaga. El cargo se escribe en los registros de facturación y entra en el informe del día.
Documentación
Guías paso a paso de la wiki de iCafeCloud, para quien vaya a manejar esto a diario.
Preguntas frecuentes
¿iCafeCloud admite facturación prepago y pospago?
Sí, y se pueden activar o desactivar por separado. Una sesión prepago cobra por adelantado y se cierra sola al agotarse el tiempo. Una sesión pospago queda abierta y se liquida en el mostrador, con un tope de horas o un saldo máximo de pospago.
¿Puedo cobrar tarifas distintas según la hora del día?
Sí. Pon el tipo de precio en dinámico y pinta las tarifas sobre una rejilla de siete días y veinticuatro horas. Tienes hasta seis bandas de precio, y cada tarifa puede limitarse a grupos de PC y de miembros concretos, así que la happy hour de la fila estándar no tiene que aplicarse a las máquinas VIP.
¿Qué pasa con la facturación si un PC se queda sin luz?
El cierre automático por corte de corriente cierra la sesión y escribe el cargo. Si usas CCBootCloudX, reiniciar desde la página de arranque o cortar la corriente no cierra una sesión prepago o de miembro: se reanuda cuando el PC vuelve, así que el cliente no pierde tiempo pagado.
¿Pueden pagar los clientes sin ir al mostrador?
Sí. La recarga funciona desde el cliente en el PC y desde el portal de miembros en el móvil, con la pasarela que tengas configurada. iCafeCloud admite opciones locales en muchos mercados, entre ellas Stripe, Square, Razorpay, Kaspi, QRIS, Midtrans, Payme y Mercado Pago.
¿Gestiona impuestos y tickets impresos?
Las reglas fiscales se configuran por centro, incluidos los requisitos específicos de Rusia, e iCafeCloud funciona con impresoras fiscales y cajas registradoras KKM donde la ley lo exige.
¿Cómo compruebo lo que ha entrado en un turno?
La página de Informes desglosa los ingresos por turno, y los registros de facturación muestran cada movimiento con el empleado asociado. Si la caja no cuadra, entre los dos te dicen dónde está el hueco.
El resto de la plataforma
- Biblioteca de juegosUn solo catálogo en todos los PC: Steam, Epic, Riot, Uplay, VKPlay, Microsoft Store y tus juegos locales.
- Actualización de juegosLos parches llegan a la imagen del servidor, no a tus clientes. Actualizas una vez y lo reciben todas las máquinas.
- Licencias compartidasUn pool de cuentas del centro que presta una licencia a quien esté jugando y la recupera al terminar.
- InformesIngresos, recargas, ofertas, productos, juegos y miembros: por día, por turno y comparados entre sí.
- ReservasTus clientes reservan su puesto desde el portal o el móvil; la máquina queda retenida y se libera para ellos.
- MembresíasCuentas, grupos, saldos, bonos y un portal de autoservicio que tus habituales sí usan.
- PromocionesCódigos promo, recompensas por recarga, puntos, reglas de bono y una ruleta de la suerte, todo automático.
Factura bien cada sesión desde el primer día
Empieza una prueba gratuita y configura tus precios, ofertas y métodos de pago en tus propias máquinas. Se monta en minutos, no en una tarde.